Udział w targach stanowi jedną z kluczowych pozycji w budżetach marketingowych. Jest to inwestycja czasu, pieniędzy i wysiłku, która wymaga strategicznego podejścia, zarówno podczas obecności na hali targowej, jak i poza nią. Działania związane z uczestnictwem w targach branżowych mogą również ogrywać ważną rolę w strategii e-marketingowej dla podmiotów z sektora spotkań i wydarzeń. Cyfrowy charakter treści sprawia, że wysiłek i czas włożony w ich stworzenie i dystrybucję będzie przynosił korzyści zarówno w krótkim okresie czasu jak i przez wiele miesięcy lub nawet lat po zakończeniu wydarzenia.
Pozwólcie, że podzielę się z Wami jak przygotowywany i realizowany jest plan na takich targach jak IMEX we Frankfurcie czy IBTM w Barcelonie.
Dobry plan to podstawa
Przed targami określane są cele, które zarówno mają być osiągnięte na kanałach własnych oraz innych podmiotów obecnych na targach – organizatorów targów, mediów zagranicznych, influencerów i key opinion leaders, partnerów występujących na tym samym stoisku oraz mediów polskich. Efektem działań powinna być jak największa liczba pozytywnych publikacji w różnej formie – tekstów, artykułów, postów na social media, zdjęć, wideo oraz wzmianek i zdjęć w drukowanej gazetce IBTM Show Daily.
Działalność przed targami
Z narastającą intensywnością przed targami komunikowane jest uczestnictwo na targach, nawiązywanie do tematu przewodniego targów, podczas IBTM „Culture Creators” . Istotne są działania przed w postaci dystrybucji informacji prasowych, publikacji na portalu online targów, zapowiedzi uczestnictwa na targach w postaci grafik z promocją partnerów jak i zapowiedzią, kto będzie uczestniczył w imieniu organizacji. Przygotowywana jest landing page z całością informacji – przykład meetings.poland.travel/lets-talk-busines. Większość postów w mediach społecznościowych można zaplanować z wyprzedzeniem, na miejscu przed publikacją może być potrzebna jedynie drobna modyfikacja oraz dodanie zdjęć i filmów. W ten sam sposób można przygotować informację prasową, która uzupełniona o dane, zdjęcia i wypowiedzi będzie dystrybuowana zaraz po zakończeniu targów.
Dzień 0 w Barelonie
Przylot z Warszawy via Zurych do Barcelony liniami Swiss Air i prosto z lotniska Barcelona El Prat na halę targową Fira Barcelona Gran Via. Dzień przed rozpoczęciem targów jest ważny, bo wymaga nie tylko odbioru stoiska. Można w końcu zobaczyć efekty planowania i pracy całego zespołu oraz podzielić się po raz pierwszy prawdziwym zdjęciem czy filmem stoiska, zapraszając na nie kolejnego dnia.
Dzień pierwszy jest bardzo intensywny, bo rozpoczyna się ekscytująca trzydniowa gra, na której wszyscy mogą zyskać. W przypadku Polski aktywności na targach startują godzinę wcześniej, bo rozpoczynają się polskie Muzyczne Poranki z Muzyczną Ambasadorką Basią Giewont. Aranżacja miejsca gdzie występuje artystka z DJ jest ważna, bo wiele osób będzie się zatrzymywało i nagrywało filmiki. Wiele osób powtarza nam, że poranki stały się immanentną częścią targów i muzyka wprowadza je w dobry nastrój na cały dzień. W tym roku promowana jest także playlista na Spotify, więc muzykę Basi można zachować też na później.
Targi wystartowały
Zanim oficjalnie rozpoczną się targi na polskim stoisku na początek dnia wizyta w dziale marketingu organizatorów targów, przywitanie się z osobami z Digital Team, który będzie tworzył i publikował content. Następnie szybka wizyta u redaktor naczelnej IBTM Daily Show oraz w Press Roomie, zostawienie informacji prasowej i small talk z obecnymi dziennikarzami. Potem szybkim krokiem po hali targowej do pozostałych wydawnictw i ich dziennikarzy, którzy mają własne standy na targach. Na te relacje pracuje się latami, internet też pomaga w ich budowaniu, tutaj zbiera się tego efekty.
Zanim wybije godzina 9:50 i robienie oficjalnego zdjęcia grupy polskich wystawców, jeszcze tylko rundka po hali targowej, bo a nuż spotka się kolejne osoby, które można zaprosić na polskie stoisko na kawę. A to dziennikarz, a to fotograf z Digital Team, a to MICE influencer lub inny key opinion leader. Godzina dziesiąta i czas zacząć spotkania na stoisku, w przerwach doglądając co piszą w internetach.
Dodatkowe wydarzenia
Warto za wczasu przejrzeć program edukacyjny targów i zaplanować udział w istotnych wydarzeniach, chociaż dwóch, trzech. Czy będzie to prezentacja Alistair Turner „The IBTM World Trends Report” czy Julius Solaris na scenie, przed lub po jest okazja na krótką rozmowę i zaproszenia na polskie stoisko. Trzeba w napiętym programie znaleźć na to czas. Istotne wydarzenia przyciągają liczną publiczność i znów pojawiają się okazje na spotkania i rozmowy o Polsce. Selfiek na stoisku lub zrobienie komuś innemu grupowego zdjęcia, proszę bardzo. Nie zapomnijcie nas oznaczyć @PolandCVB, dodamy do naszych IBTM23 highlights na Instagramie. Content is King, Distribution is Queen. I tak cały dzień, spotkania przeplatane digital marketingiem.
Oczywiście trzeba pamiętać o kanałach własnych, więc wieczorem na FB ląduje galeria z podsumowaniem dnia. Dodatkowo na bieżąco analiza, przeglądanie Stories z lokacją Fira Barcelona Gran Via, trendujących tematów na targach i można już pójść spać, aby zacząć kolejny dzień targów.
Wykorzystać potencjał marketingowy targów
Poza „standardowymi” obowiązkami i zadaniami wystawcy, również tak rozumiem pracę na targach Dlaczego tak? Jako osoba odpowiedzialna za marketing internetowy celem jest dostarczenie jak największej liczby powodów i okazji do odwiedzenia stoiska, do nawiązania kontaktów i stworzenia contentu związanego z Polską. To mogą być informacje o całej Polsce, wywiady z polskimi wystawcami. Dlatego staram się przyciągać coraz to nowe osoby na polskie stoisko i przedstawiać je naszym partnerom. Oczekiwane efekty to artykuły o Polsce lub informacje o niej w podsumowujących artykułach, posty na social media, zdjęcia w gazetce targowej, ujęcia w wideo podsumowującym dzień czy nagrany wywiad rolka z przedstawicielem convention bureau u influencerki MICE.
Okazje poza stoiskiem
Ważne są też działania poza stoiskiem z polskim akcentem, takie jak np. filmy z wyjątkowego wspólnego występu Basi Giewont z DJ Foxem na największym happy hour podczas IBTM. Kto widział ten wie. Swoją drogą ktoś też musiał wpaść na ten pomysł i zaplanować wspólny występ w tak zwanym między czasie.
Pandemia bardzo zmieniła przekaz promocyjny z targów. Należy aktywować uczestników targów na miejscu, ale również pamiętać o tych, którzy z różnych względów, nie biorą w nich udziału, i w związku z tym obserwują wydarzenia w internecie. Wspomniane social media, ale też live streaming, tu trzeba być aktywnym. Dlatego wziąłem udział w transmitowanym na żywo „Ljubljana Talks”, organizatorem których jest wydawca Kongres Magazine. Panel dyskusyjny pod tytułem „Baltic Tigers” dotyczył promocji krajów z tej części Europy. W panelu dyskusyjnym wzięli udział reprezentanci convention bureaux z Łotwy, Finlandii, Estonii i Polski.
Kampania „POLAND. More than you expected”
Pod wieloma względami było to wyjątkowe uczestnictwo Polski na targach IBTM w Barcelonie. Na stoisku podczas polskiego happy hour dodatkowo nagrywane było specjalne wideo przez Sina Bunte, influencerkę MICE, które było częścią kampanii „POLAND. More than you expected”.
Finaliści MP Impact Awards 2023 ogłoszeni przez meetingplanner.pl
Podsumowanie
Na koniec oczywiście jest ewaluacja i mierzenie rezultatów, zarówno poprzez takie narzędzia jak Brand24, analiza postów z określonymi frazami czy hashtagami, czytanie relacji z poszczególnych dni na portalu targów, przeglądanie czym w Daily Show się udało zainteresować fotografa i wydawcę. Pierwsza obserwacja jest taka, że na IBTM powstało 3x więcej contentu na Instagramie niż na Twitterze. W oczekiwaniu na opóźniony lot z Barcelony do domu pozostaje jeszcze tylko spisanie wniosków i można powoli myśleć o 2024 oraz napisać draft artykułu do Think MICE.
