Co to jest Convention Bureau i jak działa

Brak komentarzy

W tym wpisie dowiesz się co to jest Convention Bureau i jaka jest jego rola w pozyskiwaniu konferencji, kongresów i innych wydarzeń dla miasta, regionu czy kraju. Dowiesz się ile jest convention bureaux w Polsce i w jakich polskich miastach funkcjonują biura kongresów i konferencji.

Convention Bureau definicja

Convention Bureau to organizacje marketingu destynacji, którego działania koncentrują się na pozyskiwaniu i  wzroście liczby wydarzeń, konferencji i spotkań. Convention burea istnieją w różnych formach prawnych na szczeblu krajowym, regionalnym lub miasta.

Z założenia CVB ma być naturalnym początkiem, punktem startu dla każdego podmiotu z branży MICE, który chce zorganizować spotkanie lub kongres w określonym miejscu. Jest to punkt kompleksowej obsługi dla organizatora MICE, miejsce pomocy, doradztwa, gdzie można uzyskać niezależne informacje o destynacji.

Planujący wydarzenie może uzyskać tu porady dotyczące wszystkich aspektów miasta, regionu czy kraju jako miejsca organizowania zjazdów i wydarzeń biznesowych. Chodzi tu o takie kwestie jak komunikacja, transport publiczny, lotniska, hotele, centra kongresowe, atrakcje turystyczne, administracja rządowa i władze samorządowe, instytucje naukowe, lokalni partnerzy biznesowi.

Rola convention bureau

Convention Bureau oferuje swoje usługi eksperckie przedstawicielom branży MICE – stowarzyszeniom, firmom i niezależnym planistom konferencji czy kongresów. CVB Swoje działania koncentrują na największych międzynarodowych i krajowych organizatorach MICE i pozyskiwaniu ich wydarzeń dla miasta lub kraju. Często proces decyzyjny może trwać kilka lat. To także wsparcie dla organizatorów incentive travel, eventów i szkoleń. Organizacja z założenia ma być bezstronna.

Rolą CVB jest efektywna prezentacja destynacji i wsparcie w zakresie selekcji najlepszych partnerów dla ich przedsięwzięcia. Convention Bureau prezentuje listę hoteli, centrów kongresowych, lokalnych dostawców takich jak:

  • PCO (Professional Congress Organiser)
  • DMC (Destination Marketing Company)

oraz usług takich partnerów jak:

  • obsługa techniczna
  • tłumacze
  • firmy wycieczkowe
  • instytucje kultury
  • przewodnicy turystyczni
  • czy obsługa cateringowa

Pomocni w pozyskiwaniu wydarzeń międzynarodowych są tzw. ambasadorzy kongresów, czyli liderzy opinii w swoich środowiskach i instytucjach naukowych, edukacyjnych. Celem wszystkich jest organizacja idealnego wydarzenia.

Ile jest w Polsce regionalnych convention bureaux?

  1. Poland Convention Bureau
  2. Gdańsk Convention Bureau
  3. Poznań Convention Bureau
  4. Wrocław Convention Bureau
  5. Krakow Convention Bureau
  6. Lublin Convention Bureau
  7. Katowice Convention Bureau
  8. Łódź Convention Bureau
  9. Warsaw Convention Bureau
  10. Toruń Convention Bureu Copernicus
  11. Bydgoszcz Convention Bureau

Zobacz też wpis biura convention w Polsce.

Marketing destynacji MICE

Convention Bureau w ramach swoich budżetów promocyjnych organizuje również kampanie swojej destynacji adresowane do organizatorów MICE. Dodatkowo podczas targów branżowych nawiązują kontakty i prezentują destynację pod kątem organizacji konferencji i kongresów. Do najważniejszych imprez targowych MICE należą IMEX we Frankfurcie, IBTM World w Barcelonie oraz szereg wydarzeń targowych w Londynie takich jak International Confex czy The Meetings Show. Pracownicy przygotowują również oferty i wysyłają tzw. bid, w którym destynacja konkuruje z innymi w pozyskaniu kongresu.

poland convention bureau ibtm barcelona
Źródło: IBTM World

Dodatkowo Convention Bureau przygotowuje i realizuje:

  • study toury
  • fam tripy
  • press toury
  • site inspection
  • oraz kampanie influencer marketingu w branży MICE.

Celem jest promocja destynacji jako atrakcyjnego i profesjonalnego miejsca na zorganizowanie wydarzeń. Do tych działań marketingowych służą również strona internetowa, tworzenie contentu i zarządzanie profilami mediów społecznościowych (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Instagram).

Większość Convention Bureaux ma gotową również usługę RFP (request for proposal) czyli zapytania ofertowe online. Pomocne są wszelkie materiały promocyjne w postaci broszur, katalogów, przewodników organizacji wydarzeń, profesjonalnych zdjęć i filmów.

Tagi:

Na blogu przeczytasz również o

kogo obserwowac na instagramie trojmiasto gdansk sopot gdynia pomorskie instagram najlepsze 3miasto

Kogo obserwować na Instagramie w Trójmieście – część 1

Zaczynamy naszą nową serię. Co tydzień będziemy prezentować ciekawe konta w Trójmieście w serwisie Instagram. W tym tygodniu profile miast, instytucji, polityków oraz innych użytkowników niekomercyjnych. Przegląd ma ułatwić wybór, które gdańskie, gdyńskie i sopockie konta na Instagramie warto obserwować.…
ibtm barcelona ICCA targi turystyka biznesowa wystawcy

Targi IBTM w Barcelonie

IBTM w Barcelonie (poprzednio EIBTM) i IMEX we Frankfurcie to bez wątpienia wciąż najważniejsze targi turystyki biznesowej w Europie. W tym roku IBTM zaskoczyły mnie swoim rozmiarem, pozytywnie! Z natury targi turystyki biznesowej zazwyczaj są mniejszym wydarzeniem niż WTM w Londynie…
convene vilnius targi w wilnie litwa

Targi Convene w Wilnie

Po raz pierwszy pojechałem na targi turystyki biznesowej w Wilnie. Wydarzenie nazywa się Convene Vilnius i organizowane było po raz czwarty w stolicy Litwy. Tym razem na zaproszenie organizatorów uczestniczyłem w targach jako Hosted Buyer. Nie wiedziałem, czego oczekiwać, w…
MICE linki #3 wiadomości z lutego
MICE linki #4 wiadomości z marca