W tym wpisie dowiesz się co to jest Convention Bureau i jaka jest jego rola w pozyskiwaniu konferencji, kongresów i innych wydarzeń dla miasta, regionu czy kraju. Dowiesz się ile jest convention bureaux w Polsce i w jakich polskich miastach funkcjonują biura kongresów i konferencji.
Convention Bureau definicja
Convention Bureau to organizacje marketingu destynacji, którego działania koncentrują się na pozyskiwaniu i wzroście liczby wydarzeń, konferencji i spotkań. Convention burea istnieją w różnych formach prawnych na szczeblu krajowym, regionalnym lub miasta.
Z założenia CVB ma być naturalnym początkiem, punktem startu dla każdego podmiotu z branży MICE, który chce zorganizować spotkanie lub kongres w określonym miejscu. Jest to punkt kompleksowej obsługi dla organizatora MICE, miejsce pomocy, doradztwa, gdzie można uzyskać niezależne informacje o destynacji.
Planujący wydarzenie może uzyskać tu porady dotyczące wszystkich aspektów miasta, regionu czy kraju jako miejsca organizowania zjazdów i wydarzeń biznesowych. Chodzi tu o takie kwestie jak komunikacja, transport publiczny, lotniska, hotele, centra kongresowe, atrakcje turystyczne, administracja rządowa i władze samorządowe, instytucje naukowe, lokalni partnerzy biznesowi.
Rola convention bureau
Convention Bureau oferuje swoje usługi eksperckie przedstawicielom branży MICE – stowarzyszeniom, firmom i niezależnym planistom konferencji czy kongresów. CVB Swoje działania koncentrują na największych międzynarodowych i krajowych organizatorach MICE i pozyskiwaniu ich wydarzeń dla miasta lub kraju. Często proces decyzyjny może trwać kilka lat. To także wsparcie dla organizatorów incentive travel, eventów i szkoleń. Organizacja z założenia ma być bezstronna.
Rolą CVB jest efektywna prezentacja destynacji i wsparcie w zakresie selekcji najlepszych partnerów dla ich przedsięwzięcia. Convention Bureau prezentuje listę hoteli, centrów kongresowych, lokalnych dostawców takich jak:
- PCO (Professional Congress Organiser)
- DMC (Destination Marketing Company)
- ITC (Incentive Travel Company)
oraz usług takich partnerów jak:
- obsługa techniczna
- tłumacze
- firmy wycieczkowe
- instytucje kultury
- przewodnicy turystyczni
- czy obsługa cateringowa
Pomocni w pozyskiwaniu wydarzeń międzynarodowych są tzw. ambasadorzy kongresów, czyli liderzy opinii w swoich środowiskach i instytucjach naukowych, edukacyjnych. Celem wszystkich jest organizacja idealnego wydarzenia.
Ile jest w Polsce regionalnych convention bureaux?
- Poland Convention Bureau
- Gdańsk Convention Bureau
- Poznań Convention Bureau
- Wrocław Convention Bureau
- Krakow Convention Bureau
- Lublin Convention Bureau
- Katowice Convention Bureau
- Łódź Convention Bureau
- Warsaw Convention Bureau
- Toruń Convention Bureu Copernicus
- Bydgoszcz Convention Bureau
Zobacz też wpis biura convention w Polsce.
Marketing destynacji MICE
Convention Bureau w ramach swoich budżetów promocyjnych organizuje również kampanie swojej destynacji adresowane do organizatorów MICE. Dodatkowo podczas targów branżowych nawiązują kontakty i prezentują destynację pod kątem organizacji konferencji i kongresów. Do najważniejszych imprez targowych MICE należą IMEX we Frankfurcie, IBTM World w Barcelonie oraz szereg wydarzeń targowych w Londynie takich jak International Confex czy The Meetings Show. Pracownicy przygotowują również oferty i wysyłają tzw. bid, w którym destynacja konkuruje z innymi w pozyskaniu kongresu.
Dodatkowo Convention Bureau przygotowuje i realizuje:
- study toury
- fam tripy
- press toury
- site inspection
- oraz kampanie influencer marketingu w branży MICE.
Celem jest promocja destynacji jako atrakcyjnego i profesjonalnego miejsca na zorganizowanie wydarzeń. Do tych działań marketingowych służą również strona internetowa, tworzenie contentu i zarządzanie profilami mediów społecznościowych (Facebook, Twitter, LinkedIn, Youtube, Instagram).
Większość Convention Bureaux ma gotową również usługę RFP (request for proposal) czyli zapytania ofertowe online. Pomocne są wszelkie materiały promocyjne w postaci broszur, katalogów, przewodników organizacji wydarzeń, profesjonalnych zdjęć i filmów.
